Gran parte della nostra giornata viene trascorsa lavorano in ufficio, spesso seduti davanti al computer. La scrivania da lavoro dovrebbe essere il nostro alleato numero uno e il cuore della nostra postazione. Ma cosa succede se è disorganizzata e ingombra di materiale?
Nonostante alcuni studi mostrino che una scrivania disordinata stimola la creatività, è bene tenere presente che il caos non può farla da padrone: rischiamo di sprecare tempo prezioso cercando un documento sotto una pila di scartoffie, o di non trovare le pile di ricambio del mouse che proprio ieri erano davanti ai nostri occhi… Insomma, l’efficienza ne risente.
Ecco perché questa settimana vediamo insieme qualche consiglio per tenere in ordine la scrivania da lavoro!
Sulla scrivania da lavoro, ogni cosa al suo posto
Una postazione di lavoro ordinata è sintomo di ordine mentale: da qui l’importanza di trovare il posto giusto per ogni oggetto sulla scrivania per computer. Oltre a questo, se il materiale di lavoro è ben organizzato, l’impressione generale sarà di una maggiore professionalità: pensaci soprattutto se svolgi un lavoro a contatto con il pubblico, per esempio in una reception o in uno studio.
Per prima cosa, dividi gli oggetti in categorie: documenti, fogli bianchi, accessori del computer, cancelleria, caricabatterie, etc. Se sai subito dove cercare ciò che ti serve, risparmierai tempo e nervi, aumentando la produttività e riducendo lo stress.
Tieni meno materiale sul ripiano della scrivania da lavoro
Si chiama decluttering: è l’atto di eliminare il superfluo e di stabilire quali cose sono davvero essenziali. È un metodo utile anche per l’organizzazione domestica, dallo studio alle camere (e a maggior ragione se lavori da casa e hai bisogno di definire bene lo spazio). Avere meno oggetti sul ripiano di lavoro ti permetterà di muoverti più agevolmente e avere anche meno confusione mentale.
L’agenda dell’anno scorso potrà essere utile per qualche oscuro riferimento, ma ti serve davvero per le attività quotidiane? E che dire delle cinque penne ormai scariche che ti scordi sempre di gettare nel cestino? Se la risposta è: no, non ne ho bisogno… sai già cosa fare.
Riporre in cassettiere e scaffali quello che non sta sulla scrivania da ufficio
La scelta dei giusti mobili per ufficio ti permetterà di mantenere l’ordine sulla scrivania da lavoro: utilizza raccoglitori e cartelle per tutto il materiale cartaceo; riponi caricabatterie, chiavi, pile e cancelleria extra in una cassettiera; lascia i tuoi effetti personali in un armadietto, spogliatoio o nella borsa.
È importante a questo punto contare su procedure standardizzate, soprattutto se condividi la tua postazione di lavoro con altre persone e se hai necessità di archiviare lettere, relazioni e documenti tecnici e amministrativi. Oltre a seguire le regole della tua azienda, stabilisci un metodo per sapere sempre dove conservare ogni documento: il lavoro sarà più fluido e pratico.
La scrivania da lavoro: uno spazio libero e comodo
L’organizzazione della scrivania senza un supporto concreto può essere problematica, ma molti degli accessori elettronici che utilizziamo ogni giorno devono necessariamente trovarsi a portata di mano. Ecco che ci danno una mano le scrivanie da lavoro con scaffali integrati: che si tratti di cassetti, ripiano estraibile per la tastiera del PC, vani portariviste o mensole per scanner e stampante, aiuteranno a gestire meglio la postazione di lavoro lasciando la superficie del tavolo più sgombra e comoda.
Data la grande varietà di modelli a disposizione, non sarà difficile trovare una scrivania da ufficio ampia a sufficienza per le esigenze di ognuno. È utile anche ricorrere a tubi portacavi e accessori wireless (per esempio il mouse con bluetooth o un telefono cordless) per evitare fili ingarbugliati e poco sicuri.
La scrivania da lavoro va pulita e organizzata costantemente
Il nostro ultimo consiglio è quello di non limitarsi a sistemare la scrivania una volta sola per poi lasciarla in balia del disordine nel corso del tempo. Per tenere a bada il caso, sarà necessario acquisire buone abitudini, ovvero:
- abituarsi ad archiviare la corrispondenza e riporre il materiale nella destinazione appropriata mano a mano che si riceve;
- dedicare cinque minuti al dì a mettere tutto in ordine ed eliminare cartacce e il materiale accumulato durante la giornata;
- pulire periodicamente il ripiano di lavoro da polvere e briciole (e ditate… se hai una scrivania in vetro).
Trova il tuo metodo e seguilo: non solo il lavoro risulterà più efficiente, ma ti sentirai più calmo e mentalmente organizzato. Provare per credere!
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