Per hot desking si intende un sistema di lavoro flessibile in cui le postazioni di lavoro sono a rotazione, i dipendenti non hanno una postazione assegnata ma cambiano ogni giorno. Questa modalità è sempre più diffusa grazie all’avvento del lavoro ibrido.
Utilizzando questo modo di lavorare, senza assegnazione dei posti di lavoro, è particolarmente importante scegliere bene l’arredamento, soprattutto le sedie da ufficio che vengono posizionate nelle postazioni di lavoro. Poiché la stessa sedia sarà utilizzata da persone di diversa altezza l’ideale è scegliere modelli con caratteristiche adatte a tutti i tipi di corporatura. In questo articolo vedremo più in dettaglio cos’è l’hot desking e cosa si deve tenere in considerazione con questa nuova modalità.
Come funziona l’hot desking
Come suggerisce il nome stesso il termine anglosassone hotdesk significa letteralmente “scrivania calda” visto che, in molti casi, queste postazioni vengono utilizzate in modo continuativo da persone diverse. È un modo per sfruttare le risorse quando la modalità di lavoro lo consente.
La rotazione dei dipendenti non è comune solo nel lavoro ibrido ma anche in altri lavori in presenza che utilizzano questa forma di rotazione continua nella stessa posizione, ad esempio nelle guardiole di sicurezza, nei posti di controllo, ecc. Un modello di sedia adatto a questa forma di lavoro è la sedia Ergocity il cui schienale medio è adatto a diverse altezze.
Vantaggi e svantaggi dell’hot desking
In questo contesto non è solo importante sapere cos’è l’hot desking ma è anche interessante conoscere i suoi vantaggi e svantaggi.
Tra i vantaggi si può sottolineare l’ottimizzazione dello spazio, il riutilizzo degli ambienti già menzionato e quindi la riduzione dei costi relativi all’acquisto di mobili o all’affitto di nuovi spazi. Si può anche includere la flessibilità che deriva dalla possibilità di scegliere lo spazio in base alle esigenze quotidiane. Altro vantaggio è l’incoraggiamento al networking poiché spostarsi in spazi diversi obbliga a conoscere più colleghi e promuove la comunicazione e la collaborazione nel team di lavoro.
Tra gli svantaggi che si possono riscontrare nell’implementazione di questa modalità di lavoro vi sono la mancanza di appartenenza dovuta all’assenza di uno spazio personale e la mancanza di igiene e ordine. Non tutti infatti hanno lo stesso senso dell’organizzazione e della pulizia e questo può portare a conflitti tra colleghi. Inoltre, uno dei principali inconvenienti sono i problemi di ergonomia che possono insorgere se non si dispone di arredi adeguati. Come già accennato, è davvero importante scegliere attrezzature di lavoro adeguate per persone con corporature diverse.
L’implementazione di questo sistema di lavoro può essere positiva se si sa come formare, organizzare e strutturare adeguatamente il proprio team di lavoro.
Hot desking ed ergonomia
Quando si progetta un sistema di hot desking è fondamentale tenere in grande considerazione la salute dei propri dipendenti e prestare attenzione all’ergonomia degli arredi che verranno utilizzati nell’ufficio. La continua rotazione dei posti di lavoro può rendere più complicata la scelta degli arredi adeguati ma oggi esistono molte opzioni di arredi versatili che si adattano alle diverse persone che occupano lo stesso posto di lavoro.
La poltrona Montana può essere una buona opzione per questa forma di lavoro flessibile poiché, oltre al suo design ergonomico, è ampia e può essere utilizzata da persone di corporatura robusta, un modello altamente raccomandato per lavori come guardie di sicurezza, portieri, ecc.
Come consiglio ulteriore si può optare per scrivanie regolabili in altezza, ideali per adattare lo spazio di lavoro a diverse altezze e, naturalmente, scegliere delle buone sedie da ufficio adatte a tutti.
Cosa serve per implementare l’hot desking
Se si proviene da un sistema di lavoro tradizionale quello di cui si avrà bisogno per iniziare è promuovere un cambiamento culturale verso il lavoro flessibile. Si deve sensibilizzare il proprio team di lavoro su questo nuovo sistema di organizzazione per sottolineare gli aspetti chiave che abbiamo già visto della nuova struttura di lavoro, l’importanza dell’organizzazione e della pulizia, nonché modificare gradualmente quel senso di appartenenza al proprio spazio di lavoro personale.
Inoltre si deve poter contare su una buona connettività e disporre di un’infrastruttura tecnologica adeguata. Logicamente, passando a un sistema di lavoro flessibile, cambieranno anche lo spazio di lavoro e il suo design.
Tra tutti questi elementi da tenere in considerazione, come già detto, occorre considerare anche ciò che è necessario in un ufficio, soprattutto per quanto riguarda l’arredamento, che deve essere comodo, ergonomico e adattabile a persone diverse. A questo proposito non bisogna sottovalutare la posizione delle scrivanie in ufficio che anzi, nel contesto dell’hot desking, assume particolare importanza.
L’hot desking è un sistema che permette di ottimizzare al massimo le proprie risorse e, se si riesce a implementarlo in modo adeguato, sarà un’opzione molto efficiente che aiuterà a ridurre i costi.
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