Sicuramente più di una volta si è conclusa la giornata pensando di aver fatto molte cose, ma in realtà non si ha portato a termine nulla di concreto. Tra e-mail, riunioni, telefonate e compiti in sospeso, spesso sembra che non si facciano mai progressi. Ecco perché sono di moda i metodi che aiutano a organizzare il tempo in modo più efficiente e uno dei più pratici è il time blocking.
In questo post spiegheremo cos’è, come funziona e come iniziare ad applicarlo senza troppe complicazioni. Combinando questo metodo con un buon ambiente di lavoro e una sedia ergonomica si inizierà presto a notare la differenza. Non solo aumenterà la produttività, ma ci si prenderà anche cura della propria schiena e della propria postura.
Definizione del time blocking
Se non se ne ha mai sentito parlare è probabile che ci si stia chiedendo cosa è esattamente il time blocking. Fondamentalmente è un metodo per organizzare la giornata in blocchi di tempo, assegnando a ogni blocco un compito specifico. Niente di più, niente di meno.
Non si tratta solo di fare una lista di cose da fare, il bello sta nel decidere quando fare ogni cosa. Ad esempio, non è la stessa cosa scrivere nei propri appunti “preparare la relazione” che riservare dalle 10 alle 11:30 per scriverla senza interruzioni.
Si può capire più chiaramente il concetto con il seguente esempio di una giornata lavorativa:
- 09:00–10:30 → Controllare e rispondere alle e-mail
- 10:30–12:00 → Redazione del progetto principale
- 12:00–12:30 → Telefonate e piccole commissioni
- 12:30–13:30 → Gestioni amministrative
- 15:00–16:30 → Sviluppo di contenuti creativi
- 16:30–17:00 → Revisione e pianificazione della giornata successiva
Ogni blocco ha un obiettivo chiaro e un tempo limitato. In questo modo si evita di passare continuamente da un compito all’altro e ci si concentra sul compito che si deve svolgere in quel determinato momento.
Come funziona il time blocking
Una volta compreso cos’è il time blocking è il momento di scoprire come funziona. Quando si sa cosa fare e quando farlo non si è costretti a decidere continuamente quale sarà il passo successivo. Ci si limita a eseguire ciò che si deve fare in ogni momento e questo fa risparmiare un sacco di energia mentale.
Tuttavia ciò non significa essere completamente rigidi: se si presenta qualcosa di urgente o inaspettato che richiede una soluzione è possibile spostare i blocchi. L’idea è comunque quella di avere una struttura di base che guidi la giornata.
Inoltre lavorare a blocchi aiuta a concentrarsi davvero. È molto più facile concentrarsi su qualcosa quando si sa che per un’ora o due ci si dovrà dedicare solo a quel compito.
Blocchi temporali e attività
Un blocco è semplicemente un periodo di tempo riservato a una determinata attività. Può durare 30 minuti o anche 2 ore a seconda del compito e della personale energia.
Gestire le attività per blocchi aiuta perché riduce il rumore mentale. Durante quel blocco non si pensa ad altre cose. Inoltre, raggruppare attività simili (e-mail con e-mail, chiamate con chiamate), aiuta il cervello a concentrarsi meglio e ad andare avanti più velocemente.
Differenze rispetto ad altre tecniche
Se lo si confronta con altri metodi di produttività ci sono diverse differenze importanti:
- Pomodoro: si lavora in brevi intervalli di 25 minuti con brevi pause. È ottimo per iniziare le attività ma, se si ha bisogno di concentrarsi a lungo, non è sufficiente.
- Elenco delle attività: la tipica lista delle cose da fare. Dice cosa fare ma non quando. Questo fa sì che spesso si finisce per svolgere i compiti facili e rimandare quelli importanti.
Il time blocking fa un passo avanti: pianifica cosa, quando e per quanto tempo. Molto più ordinato.
I vantaggi del time blocking nel lavoro quotidiano
Iniziare ad applicare il time blocking ha effetti visibili in breve tempo:
- Meno distrazioni: quando si sa esattamente cosa si deve fare è più facile non distrarsi.
- Approccio migliore: i blocchi lunghi permettono di entrare in uno stato di concentrazione profonda e di fare progressi reali.
- Meno stress: vedere la giornata organizzata in blocchi dà un senso di controllo e riduce l’ansia per il lavoro accumulato.
In poche parole si lavora meglio e senza sentirsi sempre di corsa.
Come applicare il time blocking passo dopo passo
Non c’è bisogno di complicarsi la vita o acquistare app che promettono risultati super efficaci. Con un calendario e un po’ di pianificazione si può già iniziare.
- Passo 1: Annotare tutto ciò che si ha in sospeso senza un ordine preciso.
- Passo 2: Stimare il tempo necessario per ogni attività.
- Passo 3: Raggruppare attività simili.
- Passo 4: Inserire degli appuntamenti nel calendario iniziando da quelli più importanti.
- Passo 5: Lasciare piccoli margini di tempo tra i blocchi. Potrebbe sempre verificarsi qualche imprevisto.
- Passo 6: A fine giornata valutare cosa ha funzionato e cosa no.
Un dettaglio da non dimenticare: se si deve lavorare per lunghi periodi si ha bisogno di una sedia comoda. Mantenere una buona postura per ore fa una grande differenza in termini di concentrazione ed energia. La sedia EVANS, ad esempio, è perfetta per lavorare diverse ore di fila senza avvertire affaticamento.
Time blocking e smartworking
In casa il time blocking diventa quasi indispensabile. Senza essere in ufficio è facile confondere il lavoro con le faccende domestiche o distrazioni varie.
Suddividere in blocchi la giornata aiuta a separare mentalmente ogni attività e a organizzare le pause in modo efficace. Specialmente durante lo smartworking non va dimenticato che c’è sempre il rischio di eccedere con le ore lavorate e, a questo proposito, è molto interessante la lettura dell’articolo sulle ore massime di lavoro giornaliero.
Dal momento che le giornate di lavoro da remoto davanti al computer sono spesso molto lunghe vale la pena investire in una sedia che resista a molte ore e mantenga la postura corretta: la sedia KRATOS svolge questo ruolo alla perfezione.
Per concludere vorremmo lasciare un consiglio: iniziare poco a poco. E’ preferibile cominciare non pianificando l’intera giornata ma iniziare con 2 o 3 blocchi chiave alternandoli con qualche pausa e già così si noterà la differenza. Poi, poco a poco, si andrà modificandoli. L’importante è che la giornata abbia un ritmo e un controllo, non che il calendario prenda il sopravvento su di noi.
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